Al primer contacte amb la correspondència comercial, es pot tenir la impressió que aquest sistema és massa complicat. De fet, diferents tipus de lletres comercials es corresponen orgànicament amb les necessitats d'un individu en interacció.
Carta de negocis sobre cooperació
El primer pont entre possibles socis futurs és, per regla general, una carta comercial sobre cooperació. Els representants de les dues empreses ja poden familiaritzar-se i dur a terme negociacions preliminars, però el contacte oficial serà la carta de cooperació.
Punts importants per a aquest document:
- apel·lar a una persona específica;
- una referència a la reunió o font d'informació sobre aquesta empresa;
- un resum del fons de l'assumpte;
- taules, preus i altra informació addicional és millor enviar la sol·licitud.
Carta de negocis de la reunió
Si té èxit, el següent pas serà una carta comercial de la reunió. Aquest tipus de cartes comercials poden reduir el nombre d'estadis intermedis de les negociacions i afectar l'èxit de la propera reunió. L'interessat hauria de reflexionar sobre els detalls fins al mínim detall:
- normativa;
- agenda;
- articular qüestions per a la discussió;
- esbossar l'abast dels problemes secundaris que poden sorgir en el procés;
- prepareu les sol·licituds d'informació, que és recomanable que l'altre costat llegeixi abans de la reunió.
Aquesta carta de negocis tan prudent ajudarà a evitar malentesos, discrepàncies, altres moments desagradables que poden afectar el desenllaç de les negociacions. Sobre la base dels resultats de les negociacions, s'escriu una altra carta comercial sobre la reunió, però ja en forma d'informe sobre els resultats obtinguts. Serveix per al mateix propòsit: assegurar-se que els socis interpreten correctament els acords assolits. La segona part està convidada a confirmar l'acta de la reunió oa fer esmenes, per regla general, per un dia.
Altres tipus de correspondència comercial
Amb les relacions ja establertes, amb més freqüència, aquest tipus de cartes comercials, com ara una carta de negocis i, en conseqüència, una carta de resposta. Amb qualsevol canvi en els acords o quan es necessita informació addicional, una empresa envia una altra carta de sol·licitud.
Per mantenir les relacions comercials existents o per establir-ne de noves, es proporcionen tipus de cartes comercials com ara invitació de negocis i carta de publicitat empresarial. L'empresa pot organitzar una conferència, exposició, seminaris, etc., i convidar a socis reals i potencials, en la persona de la direcció o en tot l'equip. Serà més barat enviar una carta de venda, però la tornada és molt més baixa.
L'etiqueta comercial inclou una carta de gratitud en resposta al compliment de la sol·licitud per part de la contrapart o per una altra cooperació.
Alguns tipus de correspondència comercial poden ser més difícils d'escriure. Aquests són:
- carta de negativa comercial;
- carta de negocis amb disculpes;
- reclam de carta de negocis;
- petició de carta de negocis.
En aquests documents, és especialment important mantenir un to benevolent i respectuós. Pel que fa a la carta de sol·licitud, llavors, d'acord amb les regles de l'ètica empresarial, s'utilitza la formulació d'advocació fins i tot en aquells casos en què en la vida hi haurà una demanda.
Què buscar a la correspondència comercial:
- un moment important per a qualsevol carta de negocis és una crida a una persona específica, amb l'ortografia correcta del nom complet, la posició, el nom de l'empresa;
- independentment de si escriu una carta de negocis electrònica o una publicació en paper: ha de ser a la carta de la companyia amb tots els requisits;
- ètica, correcció i respecte - l'únic to acceptable per a les cartes comercials.
- la lletra s'ha de mantenir en un estil sec i comercial: és millor evitar les voltes emocionals del discurs ordinari.
Una carta de negocis, escrita amb aquests matisos, tindrà una millor impressió del remitent. I en el món empresarial, això ajudarà a obrir les portes correctes.